Kunnskapssenteret /

Informasjon til kandidaten

Hva er en kandidat?

Kandidaten er en person som er aktuell for innleie eller ansettelse, og er den som skal sjekkes, altså den man ønsker å få bekreftet bakgrunnen og dokumentasjonen til. Som den med størst forutsetninger for å bidra med korrekt informasjon, er kandidaten (DU) den viktigste personen i prosessen.

Hvorfor sjekkes du?

At noen har henvendt seg til deg om bakgrunnssjekk er positivt; det betyr at du er en aktuell kandidat for ansettelse eller innleie. Du er altså ikke plukket ut fordi du er tvilsom eller mistenkelig, men fordi virksomheten ønsker god sikkerhet i egne prosesser, og har bakgrunnssjekk som ett av sine kriterier.

Virksomheten kan ha bedt om bakgrunnssjekk av flere grunner:

  • Egen policy og instrukser krever det
  • Pålegg eller ønsker fra kunder og samarbeidspartnere
  • Myndighetene krever det for spesielle ansvarsområder / funksjoner

Husk hva HENSIKTEN er før du stempler det som unødvendig eller plagsomt. Argumenter som at du bør slippe fordi du er for viktig eller ikke har tid viser vel bare at du kanskje ikke burde være en potensiell kandidat?

Du skal informeres på forhånd

Hvis du blir kontakt av noen som skal bakgrunnssjekke deg uten at du er informert på forhånd bør du nekte å delta. Virksomheten har et særskilt ansvar for å informere deg tydelig og i tide. Er bakgrunnssjekk outsourcet til en ekstern partner, er det fortsatt virksomheten som rekrutterer som skal informere deg om hva som skal skje.

Slik informasjon gis gjerne i stillingsannonser, på nettsider, i intervjuer eller i avtaledokumenter. Det er ditt ansvar å vite hva du aksepterer og evt. signerer på.

Du bør vite hvilke elementer som inngår i en sjekk før du samtykker, se her hva som kan sjekkes.

Du må samtykke

Du må samtykke til bakgrunnssjekk. Du har sannsynligvis fått et skjema du skal fylle ut, signere og returnere. Ingen kan tvinges til å samtykke, og uten din aksept avsluttes prosessen (eller riktigere: den settes ikke i gang).
Hvis du velger å samtykke har du flere rettigheter:

  • Rett til innsyn, retting og sletting
  • Krav på å vite hvem som skal bruke informasjonen
  • Krav på å vite hva informasjonen skal brukes til
  • Rett til å reservere deg eller gi klare begrensninger
  • Mulighet til å trekke samtykket når du ønsker

Kravene til et samtykke er regulert i lover og regler, og selv om det er forskjeller fra land til land, er det en bred internasjonal enighet om kandidatens rettigheter.

For Norge, se Datatilsynet.
For EU, se European Commission.

Hvor lenge varer et samtykke?

Samtykket du gir gjelder kun for denne ene prosessen, og kan ikke gjenbrukes av noen, verken virksomheten du søker jobb hos eller selskapet som evt. utfører bakgrunnssjekken.

Siden bakgrunnssjekk er en prosess av tidsbegrenset varighet, bør det bør stå noe om varighet/gyldighet på det skjemaet du signerer. Normalt trenger ikke slike dokumenter å være gyldig utover 2-3 måneder, siden det er grenser for hvor lang tid det kan ta å få svar.

Du må dokumentere din bakgrunn

Bakgrunnssjekk bruker de samme dokumentene som du vanligvis viser når du søker jobb, men du kan også bli bedt om annen dokumentasjon, som f.eks. ID-dokument (pass/førerkort).

Husk at det er DU som er hovedpersonen. Du kjenner best din egen historie, og vet hva som er riktig. Derfor kan du bli kontaktet underveis for å klargjøre, hjelpe til eller på annen måte sørge for at bakgrunnssjekken lar seg gjennomføre. Hvis dette er noe du ikke ønsker, varsle oppdragsgiver eller skriv en kommentar på samtykkeskjemaet.

Tips:

  • Se over egen CV med kritiske øyne; husk at andre skal vurdere dine opplysninger
  • Vage eller mangelfulle opplysninger påvirker resultatet av en bakgrunnssjekk tilsvarende
  • Sørg for å være konkret, fullstendig og nøyaktig
  • Ha tilgjengelig elektronisk versjon av relevante dokumenter

Hva er en Oppdragsgiver?

En oppdragsgiver er den du er i dialog med, den du har søkt jobb hos eller som har søkt etter deg på annen måte. Oppdragsgiver er den som har behov for og bestiller en bakgrunnssjekk. Det er ofte HR internt i en virksomhet, eller en rekrutteringspartner / bemanningsbyrå som gjør dette på vegne av HR.

Hva er en Saksbehandler / Screener?

En Saksbehandler / Screener er den som står for den praktiske gjennomføringen av bakgrunnssjekk. Screener utfører alle oppslag i databaser og kontakter alle relevante kilder, og er den som har oversikten over deg og din dokumentasjon.

Det er selvsagt en person som Meditor har bakgrunnssjekket selv, og som er kompetent nok til å gjøre en grundig og forsvarlig jobb, og tilgjengelig for å svare på de spørsmålene du måtte ha.

Hva er en kilde?

En kilde er en produsent, utsteder og rettmessig eier av informasjon, men det kan også være en ekstern 3. part som har tilgang på og forvalter slik informasjon på vegne av eier.

En skole er kilde når man skal sjekke utdanning, et firma er kilde når man skal sjekke ansettelse eller innleie, og en online-tjeneste kan være kilde når man gjør oppslag i automatiserte databaser/arkiver.

Bakgrunnssjekk skjer i skyen

Rekruttering skjer globalt, og man ansetter kandidater fra hele verden. Derfor er også bakgrunnssjekk en global prosess med Screenere av mange nasjonaliteter.

Hvis du kontaktes av Meditor kan en Screener like gjerne sitte i Singapore, Litauen eller Spania, selv om du skal jobbe i Norge. Hvor man jobber fra er ikke viktig, siden kommunikasjonen skjer online. Databaser man sjekker kan være i utlandet, det samme kan skoler og tidligere arbeidsgivere, og korrespondansen skjer via e-post og i online systemer.

Prosessen og gjennomføringen er likevel iht. norsk lov, følger norske / europeiske regler for personvern (de er nesten identiske) og under en streng kvalitetssikring. Opplysninger og dokumenter deles i Microsoft Azure, en av verdens sikreste nettsky-løsninger, der alt skjer kryptert. Ingen uvedkommende har adgang til dine opplysninger eller dokumenter.

Hvem bruker informasjonen?

En bakgrunnssjekk resulterer ofte i en konkret slutt-rapport. Denne brukes som tilleggsdokumententasjon sammen med tester, rntervjuer og andre evalueringskriterier virksomheten benytter seg av, slik at de får et bedre beslutningsgrunnlag.

Enten gjør de bakgrunnssjekken selv eller de setter det ut til en profesjonell uavhengig aktør (et bakgrunnssjekk-selskap). Det bør gå tydelig fram av informasjonen du får hvem som behandler dine opplysninger,

Helt konkret sendes dine opplysninger (innholdet i din CV og relevante vedlegg) til kildene. De mottar kopier av den dokumentasjonen du har gitt, matcher dette mot egne arkiver og registreringer, for slik å kunne bekrefte opprinnelse og gyldighet.

Kommunikasjonen med kildene skjer via telefon, faks, e-post eller online-systemer, og metoden bestemmes ofte av kilden selv.

Hvordan lagres resultatene?

Hvis du ansettes lagres rapporter og resultater på samme måte som all annen personlig informasjon. Hvis du derimot ikke ansettes, har ikke virksomheten noen gyldig grunn for å beholde resultater fra en bakgrunnssjekk.

Resultatene lagres bare hos virksomheten selv, og det er der du må henvende deg om du ønsker kopi av rapporten. Et bakgrunnssjekk-selskap har ingen interesse i deg som kandidat etter at prosessen er avsluttet, og beholder ingen dokumenter eller personopplysninger.

Se her hva Datatilsynet sier om lagring.