Šaltinis – tai informacijos autorius bei teisėtas savininkas, bet taip pat tai gali būti ir pašalinis asmuo, kuris turi prieigą prie informacijos ir gali ją naudoti atstovaudamas savininką.

Tikrinant išsilavinimą, šaltiniu gali būti universitetas, tikrinant darbinę patirtį – įmonė. Jei informacija ieškoma duomenų bazėse ar archyvuose, šaltinis gali būti internetinis.

Kandidatas yra asmuo, kurio duomenys bus tikrinami. Kadangi tai yra žmogus, galintis pateikti tiksliausią informaciją, jis yra pats svarbiausias duomenų tikrinimo procese.

Klientas yra tas, kuris užsako asmens duomenų patikrą. Dažnai tai yra žmogiškųjų išteklių atstovas ar atrankų bendrovė. Klientas inicijuoja procesą ir gauna rezultatus.

Asmens duomenų tikrintojas yra asmuo, atsakingas už asmens duomenų patikros įgyvendinimą. Duomenų tikrintojas atlieka paiešką automatinėse duomenų sistemose, susisiekia su visais šaltiniais ir turi prieigą prie visų Jūsų dokumentų.

Be abejo, tai yra asmuo, kurio duomenų patikrą Meditor atliko prieš įdarbindama, ir kuris yra kompetentingas atlikti savo darbą bei atsakyti į jums kylančius klausimus.

Tai, kad kažkas tikrina jūsų duomenis, yra gerai; tai reiškia, kad pretenduojate į poziciją. Jūsų duomenis nuspręsta patikrinti ne dėl to, kad kažkas jumis abejotų ar įtarinėtų sukčiavimu, o dėl to, kad įmonė laikosi aukštų saugumo standartų ir renkasi duomenų patikrą kaip vieną iš įdarbinimo kriterijų.

Duomenų patikros galėjo prireikti dėl kelių priežasčių:

• Įmonės vidinės tvarkos reikalavimai
• Klientų arba partnerių pageidavimai
• Vyriausybės reikalavimai tam tikrai pozicijai užimti ar funkcijoms atlikti.

Tik šaltinis turi prieigą prie reikiamų duomenų ir gali patvirtinti informaciją ar dokumentus. Kandidatas galėjo gauti sertifikatą, diplomą, pažymą ar kitokį dokumentą, patvirtinantį konkrečią informaciją, tačiau tokius dokumentus nesunku padirbtu. Tai gali padaryti tiek pats kandidatas, tiek pašaliniai asmenys. Padirbtų diplomų rinka nuolatos auga, o kartu didėja ir su darbu susijusių dokumentų klastojimas.

Šaltinių yra prašoma patvirtinti informaciją, siekiant įsitikinti informacijos teisingumu, autentiškumu.

Šaltinis žino archyvų bei dokumentų, kuriuos naudoja, ypatumus ir todėl gali be vargo palyginti gautą informaciją su oficialiais įrašais. Niekas kitas neturi šios galimybės, išskyrus tuos atvejus, kai šaltinis perdavė šią funkciją išoriniams partneriams.

Informacijos patvirtinimas svarbus ir pačiam šaltiniui. Jei nėra galimybės patvirtinti informaciją, ja gali būti piktnaudžiaujama, o tai gali pakenkti įstaigos reputacijai. Augant padirbtų diplomų skaičiui, universiteto dokumentų patikimumas mažėja. Analogiškai, jei kandidatas neteisėtai naudoja įmonės pavadinimą, gali susiformuoti neigiamas požiūris į kandidatus iš šios įmonės.

Kandidatas turi pasirašyti sutikimą dėl duomenų patikros, tam, kad ji būtų pradėta. Sutikimas dažniausiai yra pridedamas prie užklausos. Sutikime turi būti nurodyta:

• • Kandidato vardas, gimimo data ir kontaktinė informacija
  • Dokumento tikslas; paaiškinimas, su kuo kandidatas sutinka
  • Patvirtinimas, kad kandidatas sutinka
  • Parašas

Kartais kandidatas neturi galimybės nuskenuoti ir atsiųsti pasirašyto sutikimo. Tokiu atveju tinka ir sutikimas, pateiktas elektroniniu paštu ar telefonu.

Reikalavimai raštiškam sutikimui yra nustatyti Vyriausybės ir, nors atskirose šalyse jie gali šiek tiek skirtis, apskritai galioja bendras tarptautinis susitarimas dėl kandidato į darbą teisių.

1. Niekas negali reikalauti, kad atsakytumėte, tam nėra jokių teisinių įpareigojimų, nurodančių, kad jūs turėtumėte reaguoti į užklausą. Bet atsakymo į užklausą svarba turėtų būti savaime suprantama.

Kandidatas dažnai yra jūsų įstaigos absolventas ar jūsų kolega, kuriam reikia pagalbos patvirtinant informaciją apie jį. Tik tokiu būdu jis gali dalyvauti tolimesniame atrankos į darbą procese. Tai yra, informacijos patvirtinimas naudingas kandidatui, o ne patvirtinimo prašančiai organizacijai.

2. Nors užklausa atkeliauja iš trečiosios šalies, o ne kandidato, pats prašymas vis tiek yra atliekamas kandidato vardu ir su jo sutikimu, todėl į jį turi būti atsižvelgiama atitinkamai. Atsakydami į užklausą, padedate kandidatui dokumentuoti savo patirtį ar biografijos faktus ir tokiu būdu prisidedate prie teisingo jo įvertinimo.

3. Jūs turėtumėte atsakyti kaip įmanoma greičiau. Mes suprantame, kad turite kitų atsakomybių ir kad senų įrašų peržiūra gali užtrukti. Jei negalite atsakyti greitai, vis tiek turėtumėte patvirtinti, kad gavote užklausą, ir pranešti, kada apytiksliai galėsite atsakyti.

4. Jei manote, kad užklausa netiksli ar neaiški, turėtumėte apie tai pranešti, užuot ignoravę užklausą. Ne visi žino, kokia būtent kandidato sutikimo forma jums reikalinga, kokia kalba turėtų būti parašyta užklausa, ar kokius dokumentus būtina prie jos pridėti. Užklausa turi rimtą paskirtį, todėl jūsų grįžtamasis ryšys yra svarbus.

5. Nepasakokite apie dalykus, kurių nėra klausiama. Duomenų patikra – tai ne rekomendacijų rinkimas. Siuntėjus domina tik faktai, asmeninė nuomonė apie kandidatą šiame procese nėra svarbi.

6. Jei duomenų patvirtinimo paslauga yra mokama, jūs turėtumėte pranešti apie tai savo elektroninėje svetainėje arba pirmame atsakymo laiške, kad duomenų tikrintojas galėtų iš karto tinkamai pervesti reikiamą pinigų sumą. Tam, kad būtų išvengta gaišaties, nurodykite kainą, mokėjimo detales bei kitą aktualią informaciją.

7. Sukurkite už panašias užklausas atsakingą padalinį, susipažinusį su duomenų patikros tikslais ir įgaliotą atsakyti į užklausas; sukurkite fiksuotą el. pašto adresą tokioms užklausoms siųsti, pavyzdžiui [email protected] ar [email protected]. Taip sutaupoma laiko ir išvengiama nereikalingų užklausų ir asmeninės informacijos peradresavimų.

Užklausa turėtų būti konfidenciali. Jūs neturite teisės žinoti, kur kandidatas mėgina įsidarbinti. Venkite laiško peradresavimo organizacijos viduje, nebent tiksliai žinote, kas galėtų į jį atsakyti. Atsakykite siuntėjui kaip įmanoma greičiau, jei jūs ar jūsų įmonė nėra teisingas gavėjas.

Informaciją, kurios jūsų prašo, naudos darbdavys ar įdarbinanti įmonė. Duomenų patikra dažniausiai yra pabaigiama pristatant vienokią ar kitokią ataskaitą. Jūsų atsakymai neretai gali būti naudojami pristatant duomenų patikros rezultatus ataskaitoje. Ši ataskaita naudojama kaip priedas prie testų, darbo pokalbių bei kitų įvertinimo metodų, kuriuos įmonė naudoja, siekdama priimti tinkamiausius sprendimus.

Jūs turėtumėte būti informuotas, kas vykdo duomenų patikrą – kandidatą darbinanti įmonė ar išorinis duomenų patikros paslaugų tiekėjas. Duomenų tvarkytojas perduos atsakymą į užklausą ją užsakiusiai bendrovei.

Duomenų patikros rezultatus saugos tik ją užsakiusi bendrovė – duomenų patikros įmonė, įvykdžiusi užsakymą, daugiau kandidatu nebesidomi ir informacijos apie jį nebesaugo.

Užklausos gali būti pateikiamos telefonu, faksu, el. paštu ar per internetines sistemas – metodas priklauso nuo paties šaltinio.

Organizacija turėtų sukurti taisykles, kokių dokumentų reikia duomenų patikrai atlikti ir koks metodas tam turėtų būti pasitelkiamas. (Nesate tikri, ką į šį procesą įtraukti? Paklauskite mūsų mes jums padėsime.)