En kilde er en produsent, utsteder og rettmessig eier av informasjon, men det kan også være en ekstern 3. part som har tilgang på og forvalter slik informasjon på vegne av eier.

En skole er kilde når man skal sjekke utdanning, et firma er kilde når man skal sjekke ansettelse eller innleie, og en online-tjeneste kan være kilde når man gjør oppslag i automatiserte databaser/arkiver.

Kandidaten er en tidligere kollega eller student i din virksomhet; en person som nå er aktuell for innleie eller ansettelse. Det er denne personen som nå skal sjekkes, altså den man ønsker å få bekreftet bakgrunnen og dokumentasjonen til. På en måte er kandidaten hovedpersonen; uten denne er det ingen behov for bakgrunnssjekk.

En oppdragsgiver er den som har behov for og bestiller en bakgrunnssjekk. Det er ofte HR internt i en virksomhet, eller en rekrutteringspartner / bemanningsbyrå som gjør dette på vegne av HR i en virksomhet. Siden mange oppdragsgivere outsourcer selve bakgrunnssjekken er det ikke sikkert du kontaktes av oppdragsgiveren.

En Saksbehandler / Screener står for den praktiske gjennomføringen av bakgrunnssjekk, og utfører oppslag i automatiserte databaser og kontakter relevante kilder, inkludert deg og din virksomhet.

At noen har henvendt seg til deg og din virksomhet om bakgrunnssjekk er positivt; det betyr at en av dine nåværende / tidligere studenter eller kolleger er en aktuell kandidat for ansettelse eller innleie. Kandidaten er altså ikke vurdert som tvilsom eller mistenkelig, men sjekkes fordi virksomheten som skal ansette ønsker god sikkerhet i egne prosesser, og har bakgrunnssjekk som ett av sine kriterier.

Virksomheten kan ha bedt om bakgrunnssjekk av flere grunner:

• Krav i egen policy og instrukser
• Pålegg eller ønsker fra kunder og samarbeidspartnere
• Krav fra myndighetene for spesielle ansvarsområder / funksjoner

Bare kilden har tilgang til og kan bekrefte eller avkrefte informasjonen det spørres om. Kandidaten kan ha mottatt en attest, et vitnemål, et tjenestebevis eller annet dokument som bekrefter opplysninger, men slike bekreftelser kan enkelt manipuleres. Ikke bare av kandidaten, men også av andre. Markedet for falske vitnemål er i vekst, og også jobbrelatert dokumentasjon forfalskes og misbrukes.

For å være sikker på opprinnelse, ekthet og gyldighet, bes kilden om en verifisering.

Kilden kjenner egne systemer og dokumentasjon, og kan enkelt sammenligne den informasjonen som presenteres med det som er offisielt registrert. Ingen andre har denne muligheten, med mindre kilden har satt ut denne funksjonen til en ekstern leverandør.

Verifisering bør være like viktig for kilden som for den som spør. Uten en mulighet til å innhente bekreftelser kan informasjon misbrukes, og slik skade både omdømme og operasjoner for virksomheten det gjelder. En vekst i falske vitnemål fra et universitet kan føre til at troverdigheten til dokumenter derfra synker. På samme måte kan det at et selskapsnavn misbrukes i jobbsøknader føre til skepsis til kandidater fra nettopp dette selskapet.

Kandidaten må samtykke til bakgrunnssjekk. Dette samtykket er ofte et fysisk dokument som legges ved i en henvendelse. Samtykket bør inneholde:

• Kandidatens navn, fødselsdato og kontaktinformasjon
• Formålet med dokumentet; beskrivelse av hva det samtykkes til
• Bekreftelse på at kandidaten samtykker
• Signatur

Det hender unntaksvis at kandidaten ikke har tilgang på skanner eller mulighet for å sende et signert dokument. I slike tilfeller kan samtykke gis via e-post eller telefon, mot at kilde forsikrer seg om at identiteten og henvendelsen er reell.

Kravene til et samtykke er regulert i lover og regler, og selv om det er forskjeller fra land til land, er det en bred internasjonal enighet om kandidatens rettigheter.

1. Ingen kan kreve at du svarer, og det er ingen lovpålegg eller plikt om å gi tilbakemelding på en verifiseringshenvendelse. Men det burde være den naturligste ting i verden å gjøre det. Kandidaten er gjerne en tidligere student (betalende kunde) eller arbeidskollega som nå trenger din hjelp for IKKE å falle ut av en rekrutteringsprosess. Bakgrunnssjekk er altså for kandidatens skyld, ikke for den du mottar henvendelsen fra.

2. Selv om henvendelsen kommer fra en annen part enn kandidaten, er henvendelsen alltid på vegne av og med samtykke fra den det gjelder, og bør behandles deretter. Dette er noe man gjør for at kandidaten skal få muligheten til å dokumentere sin egen historikk/bakgrunn, og den eneste måte å sikre kandidaten en rettferdig evaluering.

3. Du bør svare så raskt du har mulighet til. Den som spør har full forståelse for at du har andre oppgaver, og at å lete opp og bekrefte historiske data kan ta tid. Har du ikke mulighet til å svare innen rimelig tid, bør du likevel bekrefte mottak, og estimere når den som spør kan forvente å få et svar.

4. Hvis du opplever en henvendelse som uklar eller mangelfull bør du gi beskjed om dette, og ikke bare overse henvendelsen. Det er ikke alle som kjenner til reglene om samtykke, hvilket språk som skal benyttes, eller hvilken dokumentasjon du krever for å kunne gi et svar. Den som spør har seriøse intensjoner, og din tilbakemelding er viktig.

5. Ikke svar på ting det ikke spørres om. En bakgrunnssjekk er ikke et referanseintervju, og avsender er kun ute etter fakta. Subjektive oppfatninger om kandidaten er ikke relevant i en bakgrunnssjekk.

6. Hvis din virksomhet krever betalt for å verifisere, bør du si noe om dette på nettsider eller i ditt første svar, slik at den som spør raskt kan få utført en transaksjon på rett måte. Inkluder sum, betalingsdetaljer og nødvendig referanse.

7. Opprett et fast mottakspunkt som bemannes av personell som forstår hensikten og kan besvare henvendelser, f.eks. [email protected] eller [email protected]. Slik får du styrt kommunikasjonen dit hvor den er mest hensiktsmessig (rett avdeling / kontakt), sparer tid og unngår unødvendig videresending av henvendelser og personopplysninger.

En henvendelse bør behandles konfidensielt. Du har ingen krav på å vite hvor kandidaten har søkt jobb eller hvem som vurderer å ansette kandidaten. Unngå å videresende internt, med mindre du vet hvem som kan besvare en henvendelse. Varsle avsender umiddelbart hvis du ser at du eller din virksomhet ikke er rett mottaker.

Informasjonen du / din virksomhet er bedt om å verifisere brukes av virksomheten for at de skal kunne få et bedre beslutningsgrunnlag når de skal ta sine valg. Dine svar lagres som del av en slutt-rapport. Denne rapporten brukes som tilleggsdokumententasjon sammen med tester, referanseintervjuer og andre evalueringskriterier virksomheten benytter seg av.

Enten gjør de bakgrunnssjekken selv eller de setter det ut til en profesjonell uavhengig aktør (et bakgrunnssjekk-selskap). Henvendelsen du får kan derfor komme fra en innleid profesjonell verifiseringsaktør. Det skal være spesifisert i henvendelsen hvem som har kandidatens fullmakt. Hvis bakgrunnssjekk er outsourcet til andre brukes resultatene kun av virksomheten som skal ansette, og ikke av selskapet som har stått for gjennomføringen.

På samme måte lagres resultatene bare hos virksomheten selv, siden et bakgrunnssjekk-selskap ikke har noen interesse i kandidaten eller resultatene etter at prosessen er avsluttet.

Henvendelser kan komme via telefon, faks, e-post eller online-systemer, og metoden bestemmes nesten uten unntak av kilden selv.

Virksomheten bør lage en intern instruks på hva som kreves av dokumentasjon og hvilken metode som skal brukes. (Usikker på hva en slik instruks kan inneholde? Spør oss, så lager vi den sammen.)