Informer først
Starten på et potensielt samarbeid, ansettelse, innleie eller en hvilken som helst annen avtale er basert på tillit. Bakgrunnssjekk er noe man gjør åpent og uten hemmelighold, men det forutsetter god og tydelig kommunikasjon i forkant.
Legg informasjon ut på nettsiden, på dedikerte jobb-faner og i virksomhetens online CV-portal. Inkluder det i stillingsannonser, og nevn det i tilbudsdokumentet du gir kandidaten. Usikker på formulering og innhold? Det viktigste er å være konkret. Forklar hva du gjør, hvorfor og (hvis du bruker en profesjonell leverandør) hvem som eventuelt bistår i prosessen.
Innhent samtykke
Det å informere er viktig, men likevel bare halve jobben. Prosessen forutsetter også at kandidaten samtykker til bakgrunnssjekk, og det er derfor informasjonen som gis må være tydelig og i tide. Bare slik kan kandidaten vite hva det samtykkes til.
Behandling av personopplysninger skal være basert på frivillig, uttrykkelig og informert samtykke. Selve dokumentet er det skriftlige beviset på at kandidaten har samtykket.
VIKTIG Å HUSKE: Et samtykke er alltid frivillig. Ingen kan tvinges til å godta bakgrunnssjekk.
Generelle krav til samtykket
- skriftlig og i et format som lar seg formidle
- inneholder kandidatens navn, fødselsdato og kontaktinformasjon
- beskriver hensikten; hva det samtykkes til
- beskriver hvem fullmakten er gitt til; navn og kontaktinformasjon
- signert og datert, gjerne med angivelse av varighet / gyldighet
- på et språk kandidaten forstår
For Norge, se Datatilsynet. For EU, se European Commission.
