Kunnskapssenteret /

Hvor lang tid tar det?

Hva er leveringstid

Leveringstid er tiden fra en bakgrunnssjekk iverksettes til resultatene er klare. Meditor beregner ikke tiden fra bestilling, men fra tidspunktet kandidatens samtykke er mottatt.

Topp 10 grunner for hvorfor ting tar tid

Bakgrunnssjekk haster som regel alltid, og oppdragsgivere lurer på hvor lang tid det tar før resultatene er klare. Også kandidater vil gjerne vite, siden et jobbtilbud ofte forutsetter at bakgrunnssjekk er utført. Leveringstid avhenger av flere faktorer, og her er Topp 10 grunner til hvorfor bakgrunnssjekk tar tid:

1) Bestilling er uklar / mangelfull

Opplysninger og dokumenter oppdragsgiver gir danner grunnlagsmaterialet. Er det uklart eller noe mangler i bestillingen forsinker det prosessen, for da må man innhente det fra kandidaten eller lete det opp i andre kilder. Jo mer informasjon en oppdragsgiver ønsker å sjekke, og jo lengre tilbake i tid, desto lengre tid må man påregne at en bakgrunnssjekk tar.

2) CV er uklar / mangelfull

Kandidaten er forfatter av sin egen CV og er den som best kjenner sin egen bakgrunn. Er den uklar eller har mangler, må man forsøke å finne ut hva kandidaten egentlig har ment, og kommunikasjonen fram og tilbake kan ta tid. Kandidaten kan ha glemt detaljer eller mistet dokumenter.

3) Samtykke mangler

Hvis samtykket fra kandidaten ikke er lagt ved i bestillingen (som er en smart ting å gjøre) må samtykket innhentes fra kandidaten før bakgrunnssjekk iverksettes. I snitt bruker kandidater 4 dager på å sende inn dette.

4) Kandidaten er utilgjengelig

Oppdraget krever at informasjonen som skal sjekkes er fullstendig og forståelig. Er den ikke det, er det naturlig å be kandidaten om hjelp til å oppklare eventuelle misforståelser og mangler. Kandidaten kan være sykmeldt, på ferie, offshore eller på andre måter utenfor rekkevidde. Noen kandidater er utilgjengelige fordi de selv ønsker det; de ønsker ikke å ha noe med prosessen eller et bakgrunnssjekk-selskap å gjøre. Andre ganger kan oppdragsgiver ha krevd at kandidaten ikke skal kontaktes.

MERK: Behovet for å skåne/beskytte en kandidat er ikke reelt, siden bakgrunnssjekk ikke påfører en kandidat ulemper.

5) Kildene bestemmer selv

Den største utfordringen for leveringstiden er kildene. De er ikke pålagt å svare på slike henvendelser, og kan verken bestikkes, trues eller tvinges. En kilde bestemmer naturligvis sin egen svartid, og den varierer i stor grad med årstider og høytider.

Virksomheter kan ha begrenset bemanning eller kapasitet i høytider og ferier, og det forlenger svartiden. På skoler / universiteter er det 2 studentopptak og 2 avslutninger i året, og verifiseringshenvendelser nedprioriteres samtidig av kapasitetshensyn. Den som spør bør ha forståelse for at kilder svarer når de har mulighet.

Noen kilder har som policy ikke å svare. Ja, du leste riktig: De ønsker ikke å hjelpe sine tidligere kolleger eller studenter med å evalueres for en potensiell jobb. Vi skjønner ikke helt hvorfor, men vi vet hvem de er.

Enkelte virksomheter krever betalt for å svare. Det er en naturlig konsekvens av at verifiseringshenvendelser øker i omfang. Vi har forståelse for krav om kompensasjon, men ofte tar selve betalingsprosessen betydelig lengre tid enn virksomheten hadde brukt på bare å gi et svar. Vær forberedt på at du som oppdragsgiver / kunde må betale de kostnadene en kilde krever.

6) Opplysningene er gamle

Er opplysningene man sjekker gamle (over 10 år) kan arkiver ha blitt flyttet til fjern-arkiv eller offentlige arkiv, og man må lete etter rett kontaktperson. Ofte er virksomheten selv usikker på hvor ting er arkivert og hvem som har tilgang.

7) Opplysningene er utilgjengelige

Informasjon man etterspør kan være i systemer/databaser der kun nøkkelpersonell har innsyn, og både systemer og personer kan være helt eller delvis utilgjengelig. Det kan være restriksjoner på hvilken informasjon som kan spørres etter, besvares eller bekreftes.

8) Manglende kunnskap om personvern

Kilden kan ha begrenset kunnskap om og innsikt i personvernregler, og noen nekter å svare fordi de er usikre. Meditor bistår gjerne med fakta om lover/regler, slik at kilden skal forstå hvem personvernreglene er ment å beskytte. Det er altså kandidaten; ikke virksomheten. Slike prosesser kan ta tid og involvere flere personer / instanser før man får svar.

9) Kilden mangler mottaksrutiner

Ofte mangler virksomheten et naturlig kontaktpunkt eller er usikker på hvem internt som kan bevare en henvendelse. Spesielt gjelder dette store selskaper/konsern. En Screener unngår av erfaring felles mailbokser som f.eks. post@selskap.no, fordi mottaker sjelden vet hva bakgrunnssjekk er og derfor behandler vår henvendelse som spam.

MERK: Det anbefales å opprette et fast mottakspunkt som bemannes av personell som forstår hensikten og kan besvare henvendelser, f.eks. studentrecords@university.com eller personalarkiv@selskap.no.

10) Kilden finnes ikke

Virksomheter kan ha blitt lagt ned, fusjonert eller overtatt, og ingen vet hvor arkivene fra det opprinnelige selskapet tilslutt havnet. Ofte må det litt granskning til, og man må lete etter tidligere ledelse/ansatte eller søke i offentlige kilder/databaser.

Meditor og leveringstid

Meditor forsinker ingen prosesser, men er som alle andre avhengig av eksterne kilder. Vi har gode relasjoner til kildene; de vet hvem vi er og hva vi ber om. På samme måte vet vi hvem vi skal kontakte og hva de krever. Vi respekterer kildens ønsker og purrer så skånsomt vi kan, og bare når det er nødvendig. Det gjør at vi får svar der andre kanskje ikke får.

For å sikre tempo og leveringsdyktighet, er våre Screenere tilgjengelige på telefon, e-post og live-chat for kandidater, oppdragsgivere og kilder. 7 dager i uken – hele året!