Kunnskapssenteret /

Prosess og rekkefølge

Rekkefølge er viktig. Bakgrunnssjekk er et viktig element alene, men skal også inkluderes på rett sted og tid i en større prosess. En god plan forenkler arbeidet.

Title_01

 

 
For å være sikker på at det tas gode beslutninger relatert til bakgrunnssjekk, bør virksomheten ha en instruks/policy som definerer ansvarsforhold, metode, innhold og omfang. Vi lager slike instrukser kostnadsfritt for våre kunder. Den bør si noe om:

  • hvem er ansvarlig
  • hvem skal kunne bestille og evaluere resultater
  • formål; hvorfor man har besluttet å sjekke (evt. ikke sjekke)
  • stillinger/funksjoner; hvem skal sjekkes
  • omfang; krav til underleverandører/partnere
  • innhold; hva skal sjekkes
  • hvilke skjemaer/dokumenter skal brukes
  • hva skal stå i kontrakter/avtaler
  • bruk av resultater og funn

Title_02

 

 
Kartlegg potensielle farer/trusler, og avdekk områder hvor det er sannsynlig at feil, svikt, sabotasje eller integritetsbrudd kan skje. Finn deretter ut hvilke stillinger/funksjoner som berører disse kritiske områdene, og lag en enkel risikoanalyse. Godt tips: Involver virksomhetens HMS/Sikkerhets-ansvarlig.

Title_03

 

 
Informer internt (eiere, styre, ledelse og ansatte) og eksternt (partnere, leverandører, kunder og jobbsøkere) om at bakgrunnssjekk skal bli en del av virksomhetens rutiner.

Title_04

 

 
Alle forberedelser og planlegging er unnagjort, og virksomheten har bestemt seg for å bruke bakgrunnssjekk aktivt som et virkemiddel for oppnå bedre sikkerhet og kvalitet. Her er noen tips om rekkefølge som gir bedre effekt av innsatsen:

  • informer kandidaten
  • innhent samtykke og relevant dokumentasjon
  • sjekk relevante tilgjengelige databaser/online-kilder
  • kontakt kilder; skoler og tidligere arbeidsgivere
  • samle inn svar/tilbakemeldinger; fortrinnsvis skriftlig
  • vurder mottatt informasjon mot den dokumentasjonen du allerede har
  • avdekk avvik, feil, mangler og uoverensstemmelser
  • dokumenter og samle resultater på et trygt sted
  • bruk resultatene til å ta bedre beslutninger