For å være sikker på at det tas gode beslutninger relatert til bakgrunnssjekk, bør virksomheten ha en instruks/policy som definerer ansvarsforhold, metode, innhold og omfang. Vi lager slike instrukser kostnadsfritt for våre kunder. Den bør si noe om:

• hvem er ansvarlig
• hvem skal kunne bestille og evaluere resultater
• formål; hvorfor man har besluttet å sjekke (evt. ikke sjekke)
• stillinger/funksjoner; hvem skal sjekkes
• omfang; krav til underleverandører/partnere
• innhold; hva skal sjekkes
• hvilke skjemaer/dokumenter skal brukes
• hva skal stå i kontrakter/avtaler
• bruk av resultater og funn

 
Kartlegg potensielle farer/trusler, og avdekk områder hvor det er sannsynlig at feil, svikt, sabotasje eller integritetsbrudd kan skje. Finn deretter ut hvilke stillinger/funksjoner som berører disse kritiske områdene, og lag en enkel risikoanalyse. Godt tips: Involver virksomhetens HMS/Sikkerhets-ansvarlig.

 
Informer internt (eiere, styre, ledelse og ansatte) og eksternt (partnere, leverandører, kunder og jobbsøkere) om at bakgrunnssjekk skal bli en del av virksomhetens rutiner.

 
Alle forberedelser og planlegging er unnagjort, og virksomheten har bestemt seg for å bruke bakgrunnssjekk aktivt som et virkemiddel for oppnå bedre sikkerhet og kvalitet. Her er noen tips om rekkefølge som gir bedre effekt av innsatsen:

• informer kandidaten
• innhent samtykke og relevant dokumentasjon
• sjekk relevante tilgjengelige databaser/online-kilder
• kontakt kilder; skoler og tidligere arbeidsgivere
• samle inn svar/tilbakemeldinger; fortrinnsvis skriftlig
• vurder mottatt informasjon mot den dokumentasjonen du allerede har
• avdekk avvik, feil, mangler og uoverensstemmelser
• dokumenter og samle resultater på et trygt sted
• bruk resultatene til å ta bedre beslutninger