Bakgrunnssjekk er ingen trussel mot sikkerheten i en virksomhet. Tvert imot vil riktig utført bakgrunnssjekk gi betydelig bedre sikkerhet, men samtidig stille større krav til sikkerheten på andre felter. Her er noen av sikkerhetstiltakene som bør på plass:
Vurder kildene
Skal du utføre bakgrunnssjekk selv er det viktig at du vet hvem du kontakter. Unngå å bruke kilder du får fra andre, eller som ikke kan verifiseres via en offisiell nettside eller relevante databaser. Er du usikker på om kilden er reell og genuin, sjekk med leverandører av bakgrunnssjekk, ambassaden i det landet det gjelder, offentlige myndigheter eller be om annenhåndsvurdering fra noen som har erfaring/bakgrunn fra samme bransje, tjeneste eller sted.
Vær spesielt oppmerksom på kilder som ikke finnes på LinkedIn, eller hvis kilde svarer fra en annen adresse enn den som tilhører virksomheten.
Trygg lagring
Alt av dokumentasjon i en rekrutteringsprosess skal lagres forsvarlig og utilgjengelig for uvedkommende. Det gjelder også resultatene fra bakgrunnssjekk, både elementer virksomheten har sjekket selv, men også det som er utført av en ekstern partner.
Lagring i nettskyen anses like trygt som fysisk lagring i arkivskap, men forutsetter at man velger en leverandør som har fornuftige sikkerhetsløsninger på plass. Les mer på NorSIS.
Samarbeid internt
Bakgrunnssjekk er ikke bare et ansvar for HR/personal, men like mye et område for virksomhetens HMS- eller sikkerhetsansvarlig. Sammen bør man vurdere risiko og mulige løsninger, og lage fornuftige prosesser som ivaretar både virksomhetens og kandidatens krav til sikkerhet.
Valg av leverandører
De samme utfordringene og problemstillingene rundt sikkerhet gjelder ikke bare ved ansettelser, men også for valg av partnere og leverandører. Hvem styrer resepsjonen og internsikkerheten i bygningen der virksomheten har sine aktiviteter? Husk at de har samme tilgang (noen ganger bedre) til fasiliteter og infrastruktur der informasjon oppbevares.
Hvem leverer varer og har adkomst? Hvem har du outsourcet rekruttering eller bakgrunnssjekk til? Virksomheten kan kreve samme nivå på sikkerhet, kvalitetssikring og rutiner fra egne leverandører. Det hjelper lite å ha gode rutiner selv, hvis dine støttespillere ikke har.