Kunnskapssenteret /

Informasjon til oppdragsgiver

Hva er en Oppdragsgiver / Kunde?

En oppdragsgiver er den som har behov for og bestiller en bakgrunnssjekk. Det er ofte HR internt i en virksomhet, eller en rekrutteringspartner / bemanningsbyrå som gjør dette på vegne av HR i en virksomhet. Oppdragsgiver initierer prosessen, og eier også resultatene.

Hva er en Kandidat?

Kandidaten er en person som er aktuell for innleie eller ansettelse, og er den som skal sjekkes, altså den man ønsker å få bekreftet bakgrunnen og dokumentasjonen til. Som den med størst forutsetninger for å bidra med korrekt informasjon, er kandidaten den viktigste personen i prosessen.

Hva er en Kilde?

En kilde er en produsent, utsteder og rettmessig eier av informasjon, men det kan også være en ekstern 3. part som har tilgang på og forvalter slik informasjon på vegne av eier.

En skole er kilde når man skal sjekke utdanning, et firma er kilde når man skal sjekke ansettelse eller innleie, og en online-tjeneste kan være kilde når man gjør oppslag i automatiserte databaser/arkiver.

Hva er en Saksbehandler / Screener?

En Saksbehandler / Screener er den som står for den praktiske gjennomføringen av bakgrunnssjekk. Screener utfører alle oppslag i automatiserte databaser og kontakter alle relevante kilder, og er den som har oversikten over oppdraget og «din» kandidat.

Det er selvsagt en person som Meditor har bakgrunnssjekket selv, og som er kompetent nok til å gjøre en grundig og forsvarlig jobb, og tilgjengelig for å svare på de spørsmålene du måtte ha.

Bakgrunnssjekk skjer i skyen

Rekruttering skjer globalt, og man ansetter kandidater fra hele verden. Derfor er også bakgrunnssjekk en global prosess med Screenere av mange nasjonaliteter.

Benytter du Meditor som leverandør kan en Screener like gjerne sitte i Singapore, Litauen eller Spania, selv om du har bestilt bakgrunnssjekk på en norsk kandidat som skal jobbe i Norge. Hvor man jobber fra er ikke viktig. Kommunikasjonen skjer online. Databaser man sjekker kan være i utlandet, det samme kan skoler og tidligere arbeidsgivere, og korrespondansen skjer via e-post og i online systemer.

Prosessen og gjennomføringen er likevel iht. norsk lov, følger norske / europeiske regler for personvern (de er nesten identiske) og under en streng kvalitetssikring. Opplysninger og dokumenter deles i Microsoft Azure, en av verdens sikreste nettsky-løsninger, der alt skjer kryptert. Ingen uvedkommende har adgang til dine oppdrag, kandidater eller dokumenter.

Hva forventes av deg som Oppdragsgiver / Kunde?

1. Informer kandidaten tydelig på forhånd. Les mer her. Er oppdraget outsourcet til en profesjonell 3. part, er det viktig å informere om HVEM som skal utføre selve bakgrunnssjekken.

2. Bakgrunnssjekk er noe man gjør like mye for kandidatens skyld, og starten på et eventuelt samarbeid krever god kommunikasjon og gjensidig tillit. Det er likevel ikke slik at kandidaten bør få diktere prosessen. Bakgrunnssjekk er et verktøy like naturlig som andre, og bør brukes på en profesjonell måte til beste også for virksomheten.

3. Vit hva du vil sjekke. Virksomheten har ofte avklart dette internt på forhånd, og laget seg noen faste «pakker» som skal benyttes. Er du i tvil, spør den som har ansvaret for bakgrunnssjekk internt. Se mer om muligheter her.

4. Inkluder alle nødvendige dokumenter når du bestiller. Har du allerede mottatt CV, vitnemål og annen dokumentasjon bør du sende inn dette sammen din bestilling. Kandidaten har allerede gitt dette til virksomheten, og synes det er unødvendig å skulle gjøre dette på nytt. Det sparer både deg og kandidaten for tid.

Skal du sjekke kandidatens identitet bør du f.eks. inkludere pass, førerkort eller nasjonalt ID. Skal du sjekke utdanning bør du legge ved vitnemål eller karakterer, for mange skoler har som policy å ikke svare uten. Har du ingen slik dokumentasjon, bør du be kandidaten om å skaffe dette tilveie.

5. Ikke legg med dokumenter som ikke er relevant for det du skal sjekke, fordi det gjør det vanskelig for Screener å vite hvilken dokumentasjon som skal sjekkes. Du kan risikere at feil informasjon verifiseres. Kandidatens opplysninger skal behandles med respekt, og all unødig sending / lagring bør unngås.

6. Får du spørsmål fra kandidaten eller screener bør du svare så raskt du har mulighet til. Oppdrag settes ofte «på vent» hvis oppdragsgiver har vært upresis eller har gitt mangelfull informasjon. Har du ikke mulighet til å svare innen rimelig tid, bør du likevel bekrefte mottak, og estimere når den som spør kan forvente å få et svar.

Henvendelsen er konfidensiell

En bakgrunnssjekk behandles konfidensielt. Kildene har ingen krav på å vite hvor kandidaten har søkt jobb eller hvem som vurderer å ansette kandidaten. For både din og kandidatens skyld forteller vi derfor ikke hvem som er oppdragsgiver.

Hvem bruker informasjonen?

Informasjonen du ønsker å verifisere brukes til å gi et bedre beslutningsgrunnlag for dine valg. Husk at resultatet aldri blir bedre enn grunnlagsdokumentet. Kildenes svar lagres som del av en slutt-rapport. Denne rapporten kan du bruke som tilleggsdokumententasjon sammen med tester, referanseintervjuer og andre evalueringskriterier virksomheten benytter seg av.

Informasjonen distribueres, men i et begrenset omfang. Screener bruker dokumentasjonen du har gitt fra deg for å sjekke opplysninger i databaser eller videresende til eksterne kilder. Kildene bruker dette for å sammenligne med egne arkiver/databaser.

Hvis bakgrunnssjekk er outsourcet til andre brukes og lagres resultatene kun av oppdragsgiver, og ikke av selskapet som har stått for gjennomføringen, siden et bakgrunnssjekk-selskap ikke har noen interesse i kandidaten eller resultatene etter at prosessen er avsluttet.

Lag intern instruks

Virksomheten bør lage en intern instruks som regulerer hvordan bakgrunnssjekk skal planlegges og gjennomføres. Les mer her.